欧州の一般データ保護規則（GDPR）が、欧州連合（EU）、欧州経済領域（EEA）、および英国（UK）全域におけるデジタルビジネスの在り方を変えたのは事実です。ブレグジット以降、英国は独自のバージョン（英国版GDPR）を施行しており、EUの枠組みを反映しつつも、特に英国国内の個人に適用されます。それでもなお、多くの企業には根強い不安が残っています：本当にコンプライアンスは守れているのでしょうか・

まず、GDPRの適用対象を理解することが重要です。規制によれば、EEA域内に事業所を置く事業者は、処理するデータの主体に関わらず遵守義務を負います。また、EEA域外に所在する組織であっても、域内の個人を対象とする、あるいは監視する活動を行う場合は適用対象となります。

今日では、収集するデータとその目的を見失いがちです。しかし、無知は言い訳になりません。コンプライアンスの証明とこの複雑性の管理の中核にあるのは、重要でありながら誤解されがちな要件、すなわち処理活動記録（ROPA）です。

本記事では、ROPAとは何か、誰が保持すべきか、よくある課題、そしてなぜそれがGDPRコンプライアンスと倫理的なデータ処理のための戦略的資産かつ基礎文書となるのかを説明します。

ROPA（処理活動記録）とは何ですか

ROPA（処理活動記録）とは、GDPR（第30条）で義務付けられた、組織の責任下で行われる処理活動を詳細に記録した目録です。以下のような情報を含みます：

• 処理の目的
• データ主体および個人データのカテゴリー
• 受領者のカテゴリー
• 第三国への移転
• 保存期間
• セキュリティ対策

ROPAの役割と目的を理解する

ROPAは、組織のデータ保護への取り組みを示す内部向けかつ継続的に更新される文書です。適切な注意と定期的な更新により、当局や一般市民に対する説明責任とデータ透明性を確保する重要なツールとなります。

その作成と維持には主に2つの当事者が責任を負います：

• データ管理者：個人データの処理目的と手段を決定する組織です。データ保護規制への準拠を確保する最終的な責任を負います。
• データ処理者：データ管理者に代わって個人データを処理する外部組織または団体です。管理者の指示に厳密に従って行動します。

データ管理者のGDPR上の義務

データ管理者は、自組織が取り扱う個人データに関する特定の情報を含む記録を維持しなければなりません。正当な理由がない限り、この記録には以下を詳細に記載する必要があります：

• 連絡先情報：管理者、共同管理者、代理人、またはデータ保護責任者（DPO）の連絡先。
• 処理の目的：データを収集・利用する理由。
• データの種類：処理対象となる個人のタイプおよび収集される個人データの種類。
• データの受領者：データを受け取る組織または個人のタイプ（他国または国際機関を含みます）。
• 国際的な移転：EU域外へのデータ移転の詳細（移転先国および文書化された保護措置を明記）。
• 保存期間：データ消去の予定時期。
• セキュリティ対策：GDPR第32条(1)で要求される、データを保護するために採用されている技術的・組織的セキュリティ対策の概要。

データ処理者のGDPR上の義務

データ処理者も、自らの処理活動に関する記録を維持することが求められます。この記録には以下を含める必要があります：

・連絡先情報：処理者自身および各管理者の連絡先情報（代表者やデータ保護責任者（DPO）を含みます）。
・処理活動：各管理者に代わって実施される処理操作の種類。
・国際移転：他国または国際機関へのデータ移転の詳細、およびこれらの移転に適用される保護措置。
・セキュリティ対策：データを保護するために採用されている技術的・組織的なセキュリティ対策の概要。

ROPAが重要な理由

適切に管理された処理活動記録（ROPA）は、個人データを扱うあらゆる組織にとって戦略的資産です。GDPR第30条に基づく法的義務を超えて、その重要性を過大評価することは難しい理由を以下に示します：

• データ理解の促進：組織は収集した全個人データ、収集目的、計画された削除・保持期間を明確に文書化する必要があります。
• 説明責任の証明：詳細な記録と厳格な文書化基準を維持することは、データ保護とGDPR遵守への組織の取り組みを示すものです。
• リスク管理の支援：データ処理活動を文書化することで、プライバシーリスクの特定・解決、侵害の防止、個人データのより安全な取り扱いを実現します。
• 監査の容易化：適切に管理されたROPAは、規制遵守を証明することでデータ保護当局の監査を簡素化します。
• 信頼構築：責任あるデータ処理とプライバシー慣行は、顧客の信頼、ブランドロイヤルティ、良好な企業イメージの醸成に寄与します。

要するに、処理活動記録は企業が個人データを保護し、リスクを管理し、顧客との信頼関係を構築するのに役立ちます。

また、規制当局がコンプライアンスを評価するのにも役立ちます。GDPRが記録保持による説明責任を重視したことは、EUのコンプライアンスだけでなく、プライバシー保護のグローバルスタンダードを確立しました。

今日では、用語は異なる場合でも、処理記録の維持はほとんどの現代的なプライバシー法における最低限の要件となっています。

ROPA（個人データ処理記録）を保持する必要があるのは誰でしょうか

前述の通り、GDPRはEEA内のあらゆる事業者に適用されます。また、EEA域内の個人を対象としたサービスを提供したり、EEA域内の個人を監視したりするEEA域外の組織にも適用されます。

従業員数が250人未満の企業には例外が設けられています。ただし、この例外が適用されるのは、その処理が以下の条件を満たす場合に限られます：

• 定期的でない処理であること；
• リスクを引き起こす可能性が低いこと；および
• 特別な種類のデータや刑事上の有罪判決に関連する情報を含まないこと。

また、処理対象のデータがGDPR第9条に列挙される特別なカテゴリーに該当する場合も、これらの例外は適用されません。これらのカテゴリーには、例えば以下を示すデータが含まれます：

• 人種または民族的出身
• 政治的見解
• 宗教的または哲学的信条
• 労働組合への加盟状況。

またGDPRは、個人を唯一無二に識別するために使用される場合、遺伝データや生体認証データの処理を制限しています。健康データ、個人の性生活や性的指向に関するデータについても同様の規則が適用されます。特別カテゴリーデータには、第9条(2)に基づく別途の法的根拠と強化された保護措置が必要です。

現実には、ほとんどの組織が日常的にデータを処理しているため、通常はROPAが必要です。例外が適用される場合でも、ROPAを保持することが一般的にベストプラクティスとされています。

ROPAの作成方法

処理活動記録の作成と維持は体系的なプロセスです。データ処理業務を文書化するプロセスを導く6つのステップは以下の通りです：

ステップ1：自身の役割を特定します（管理者または処理者）：

→ まず、組織がデータ管理者、データ処理者、またはその両方であるかを判断します。

管理者はデータ処理の性質と範囲を決定します。
処理者は管理者の指示を実行します。

→ GDPR第30条に基づき、役割に応じて記録に必要な情報は異なります。

ステップ2：すべての処理活動をマッピングします：

→ 組織が個人データを扱うすべての活動をリストアップします。
→ これには、全部門・全システムにおけるデータの収集、保存、利用、共有、削除の方法が含まれます。

ステップ3：主要なROPA要素を文書化（第30条）：

→ 各活動について、GDPR第30条で要求される具体的な詳細を記録する。
→ これには以下が含まれます：

• 処理の目的
• データ主体および個人データの種類
• データ受領者（国際移転を含む）
• データ保持期間
• セキュリティ対策

→ 厳密かつ徹底的に実施すること。

ステップ4：セキュリティ対策の実施：

→ ROPAにはセキュリティ対策の概要記載が求められます。
→ これは個人データに対する適切な技術的・組織的保護措置を講じることを意味します。
→ データを安全に保つため、これらの対策を定期的に見直し更新してください。

ステップ5：定期的な見直しと更新：

→ データ処理は頻繁に変更されるため、ROPAを定期的に見直し更新する必要があります。
→ 理想的には大幅な変更後、少なくとも年1回は更新し、最新状態を維持してください。

ステップ6：自動化（可能な範囲で）：

→ ROPAの作成・維持にはプライバシー優先のツールを活用してください。
→ 自動化によりプロセス効率化、エラー削減、ROPAの最新性・可視性が確保されます。
→ 監督当局からの要請には迅速な対応が求められるため、これは極めて重要です。

一般的な課題

ROPAの作成と維持には、いくつかの課題が生じることがあります。早期に認識することで、それらに備え、克服することが可能になります。

• 不明確なデータフロー：多くの組織は、個人データが自社システムや部門内をどのように移動するかを把握するのに苦労しています。データは様々な方法で収集され、異なるチームによって処理され、第三者と共有されるため、全体像を把握することが困難です。
• 第三者リスク：第三者や外部処理業者とのデータ共有にはGDPR準拠の確認が必要であり、これは複雑な場合があります。これらの転送をROPAに文書化することも困難です。
• 保存方針：法的・規制的要件と事業上の優先事項が相反するため、各種個人データの保存期間決定は困難を伴います。
• 静的な文書化：ROPAはデータ処理の頻繁な変更に伴い定期的な更新が必要な「生きている文書」です。更新がなければ、コンプライアンスと説明責任の観点でROPAの価値は失われます。

データ保護に積極的な取り組みを

プライバシー関連法規の順守とデータ管理手法の強化は、データ侵害に伴うリスクの軽減とユーザーとの信頼構築に寄与します。

Matomoは、アナリティクスデータ処理活動に対する可視性を高めることで、ROPAプロセスを支援します。収集するアナリティクスデータ、その処理方法、保存場所など、処理の一部を文書化しやすくします。

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